Deltagere: Torben Bøgeskov, Anna Grethe Juelsen, Henry Schultz, Malene Skogemann, John Mogensen og Bent Lind.

Mødet blev afholdt på Sandtag 35 kl 13 – 16:15

Referent: Bent Lind

Dagsorden:

1. Godkendelse af dagsorden.
2. Opfølgning på og underskrift af referat af bestyrelsesmødet den 20. juli 2024.
3. Fordeling af arbejdsopgaver (se Bents udsendte oversigt)
4. Siden sidst – kort!
5. Status for foreningens hjemmeside.
6. Bestyrelsens fælles Gmail – udfordringer og løsninger?
7. Frydenlunds postkasser – aftale med Houstrup Camping eftersendes med henblik på godkendelse på bestyrelsesmødet og efterfølgende underskrift fra Houstrup Camping.
8. Økonomistatus.
9. Placering af nye affaldsbeholdere – opfølgning.
10. Vejvedligeholdelse – valg af entreprenør.
11. Slåning af fællesarealet – er boldspilsarealet blev for lille?
12. Vandhandleplan for Frydenlund – opdatering af planen samt sidste nyt vedrørende samarbejdet med Varde Kommune og Naturstyrelsen vedrørende dræn, grøfter og vandloggere.
13. Byggesager – opfølgning.
14. Nyt fra Sammenslutningen af sommerhusgrundejerforeninger i Varde Kommune, herunder oprettelse af udvalg.
15. Fastlæggelse af næste bestyrelsesmøde.
16. Eventuelt.

Ad 1:  Dagsordenen blev godkendt.

Ad 2:  Referatet har tidligere været sendt rundt til kommentering, og blev godkendt og underskrevet

Ad 3: Den ajourførte oversigt (fra mødet den 20.7) over fordeling af arbejdsopgaver mellem bestyrelsesmedlemmerne, blev drøftet. Der var enighed om at opgaverne var fornuftigt fordelt, dog kunne opgaven med vedligeholdelse af elektronisk arkiv muligvis flyttes fra sekretæren til Malene. Det besluttedes at afvente adgangen til arkivet inden opgaven vurderes og evt flyttes fra sekretæren.

Bent rundsender den opdaterede udgave af opgavefordelingen til alle.

Ad 4:  Ikke noget der ikke er dækket af øvrige punkter.

Ad 5:  Arbejdet med hjemmesiden fungerer enkelt og godt. Det automatiske mailtip, man kan få ved nye indlæg, retter Bent til en mere enkel og sigende tekst, og prøver selv at teste om mailtippet fungerer stabilt.

Ad 6:  Det har ikke været muligt med de tilgængelige logins at få adgang til at oprette flere mailadresser eller få tilgang til det elektroniske arkiv. Bent prøver at kontakte Marianne, som har vedligeholdt arkivet hidtil, for at få lidt vejledning.

Ad 7: Torben havde inden mødet fremsendt et udkast til aftale om postkassernes nye placering ved Houstrup Camping. Udkastet blev drøftet, og vedtaget som en fornuftig løsning, både her og nu og på sigt. Torben sender aftalen til Mikkel, Houstrup Camping, til underskrift. Aftalen indebærer at Houstrup Camping fjerner vores bestående postkasseskur og flytter postkasserne til et nyt byggeri, som Houstrup Camping så ejer og vedligeholder. Vi forpligtiger os til at renholde postkasserne og deres umiddelbare omgivelser.

Desværre er løsningen ikke gratis for os, men vil medføre en ekstraordinær omkostning på kr 50.000, som vores driftskonto ikke kan klare. Vi kan derfor enten tage beløbet fra vores vandfond, eller bede om en ekstraordinær engangsindbetaling fra hver enkelt grundejer på kr 675. De 2 muligheder vil blive taget med på Generalforsamling 2025 til afstemning blandt medlemmerne.

Ad 8:  Anna Grethe redegjorde for aktuel økonomi. Der bliver en udfordring med den ekstraordinære omkostning til postkasseflytning, som redegjort for under punkt 7. Udgiften til postkasse flytning havde bestyrelsen ikke kendskab til ifm budgetlægning for 2025 og generalforsamling 2024

Ad 9:  Som aftalt på seneste bestyrelsesmøde, har Torben kontaktet Varde Kommune omkring anvendelse af fællesarealet ifm affaldsspande. Dette er ikke en mulighed, affaldsspande skal placeres på egen grund, med direkte adgang uden om fællesarealet. Der er lavet en samlet vejledning til placeringen, som er lagt op på GF’s hjemmeside.

Spanden ved fællesarealet skal også udskiftes til 2 spande mv. Anna Grethe undersøger muligheden for helt at undgå spandene, og blot betale til affaldsordningen.

Ad 10: De modtagne tilbud og muligheder fra 3 forskellige entreprenører (jf referat fra seneste bestyrelsesmøde) blev igen gennemgået, efter at Henry har haft et opfølgende møde med en af dem. Det blev vedtaget at gå videre med Højs Vejservice. Henry kontakter Høj og aftaler nærmere omkring opstart.

Ad 11: Selve det slåede boldareal er blevet vel lille. En del af bestyrelsen besigtigede fællesarealet efter bestyrelsesmødet og aftalte hvordan arealet bør slås fremover. Torben laver en skitse over hvor meget af boldbanen der skal slås løbende gennem året. Den ene halvdel slås kun en gang årligt. Skitsen gives til den entreprenør der slår plænen.

Henry kontakter Højs Vejservice for at få et tilbud på græsklipning.

Ad 12:  Torben har aftalt med Naturstyrelsen, at NST får Nr. Nebel Entreprenørforretning til at foretage følgende:

1. En kraftig udtynding i vegetationen langs nordsiden af Sydlig Grøft ved Skelvejen, så der kun vil stå enkelte egetræer tilbage. Der bliver ikke tyndet langs sydsiden, da NST ønsker, at træer og buske kan skygge for lysesiv og andre planter i selve grøften.
2. En udrensning langs Ridestigrøften.
3. Røret i Sydlig Grøft ved Skelvejen, som ligger under det lille skovspor, der fra Skelvejen fører mod syd ind i plantagen, udskiftes med et i en større diameter.

Torben undersøger hos NST hvornår de påtænker at udføre disse opgaver.

Yderligere drøftede Torben med NST, om det vil være en fordel for vandets flow fra Ridestigrøften til Sydlig Grøft ved Skelvejen, hvis der graves et nyt rør diagonalt ned under Skelvejen, så vandet ikke skal slå et 90 graders sving gennem rensebrønden på sydsiden af vejen. Endvidere om det vil være en fordel for Frydenlund og Guldvangen, hvis der graves en ny grøft langs sydsiden af Skelvejen fra Hundevejen til kædeafspærringen ved Ridestigrøften, så vandet fra krydset ved Hundevejen/Skelvejen ikke skal løbe mod nord til Skovgrøften og videre mod øst til Ridestigrøften og derfra tilbage mod syd langs Ridestien til Skelvejen. Derved kan vi måske undgå at vandet i plantagen lige vest for Frydenlund står så højt. Det aftaltes at afvente resultatet af kommunens loggerforsøg.

Varde kommune vil anbringe et antal loggere i vores udstykning, for derved at få overblik over aktuel grundvandsstand og de mest belastede områder. Der opsættes et antal loggere på en linje, både i Nymindegab Plantage og i Frydenlund, så man får vished om der strømmer vand fra plantagen og ind i Frydenlund.

Torben har skaffet en liste fra Varde Kommune over udstedte tilladelser til tilslutninger til grundvandssænkningssystemet. Den var meget kort, kun 3, måske 5. Vi tror ikke listen er fyldestgørende, og overvejer om (og hvordan) vi kan gøre den mere komplet.

Det er længe siden vi har skrevet på Hjemmesiden om aktuel status på vandsituationen i Frydenlund. Torben laver et udkast, som vil blive publiceret.

Ad 13: Bestyrelsen har konstateret i flere tilfælde, at der fliselægges eller anvendes ikke naturligt tilhørende materialer til indkørsler. Endvidere at der bygges udhuse mv, som muligvis kan være i konflikt med vores deklaration. Det drøftedes i hvor stort et omfang, at bestyrelsen skal blande sig i de enkelte sager. Der var enighed om, at bestyrelsen fortsat vil påtale overfor Varde Kommune, hvis der konstateres alvorlige sager, som f.eks. overskridelse af byggefelt uden tilladelse eller tilsvarende.

Ad 14: Det årlige dialogmøde med Varde kommune var aftalt til den 28. maj 2025, men forventes flyttet til 14. maj 2025.

I Sammenslutningen af sommerhusgrundejerforeninger i Varde Kommune holder dens bestyrelse møde med 2 turismeordførere fra Folketingets partier den 2. september. Det er vigtigt at få synspunkter frem om, at turismen her i området ikke udelukkende bør handle om vækst, men også om kvalitet og hensyn til de mange sommerhusejere.

På sammenslutningen.com ligger beskrivelser af de ting der foregår i Sammenslutningen af sommerhusgrundejerforeninger i Varde Kommune. Der er bl.a forskellige udvalg, som enhver grundejer i princippet kan blive medlem af, hvis det har interesse. Torben formulerer en tekst om mulighederne, som placeres på GF’s hjemmeside, så alle kan orienteres om disse.

Ad 15:  Næste bestyrelsesmøde fastlagt til lørdag 9. november kl 10. Det søges at gennemføre det som et Teams møde, og derved spare kørselspenge, men det afhænger af dagsordenpunkternes indhold. Hvis det bliver fysisk, aftales stedet nærmere.

Endvidere fastlægges et bestyrelsesmøde til søndag 16. februar 2025 kl 10, hos Henry. Der skal bl.a. definition af arbejdsopgaver til fælles arbejdsdag aftales.

Ad 16 Opfordring til, at hver enkelt mail til bestyrelsesmedlemmer kun omhandler en ting. Start en ny mailtråd hvis der opstår flere emner undervejs.