Deltagere: Torben Bøgeskov, Anna Grethe Juelsen, Henry Schultz, Malene Skogemann, John Mogensen og Bent Lind.

Referent: Bent Lind

Bestyrelsen mødtes ved Frydenlunds postkasser ved Houstrup Camping kl 10, hvor postkasse-skuret blev rengjort og alle låse smurt.

Herefter blev et par eksempler på løsninger på placering af affaldspande til den nye affaldsordning besigtiget, for at få indsigt i hvordan foreningens fællesareal muligvis må anvendes nogle steder, for at opfylde Varde Kommunes krav.

Bestyrelsesmødet foregik derefter på Nymindegab Kro, hvor der var lånt et mødelokale, og nedenstående dagsorden blev fulgt.

Dagsorden:

1. Godkendelse af dagsorden.
2. Opfølgning på og referat af bestyrelsesmødet den 25. maj 2024.
3. Evaluering af generalforsamlingen.
4. Evaluering af den fælles arbejdsdag 26. maj 2024.
5. Fordeling af arbejdsopgaver (oversigt over den seneste fordeling medsendes)
6. Siden sidst – kort!
7. Status for foreningens hjemmeside.
8. Status for bestyrelsens fælles Gmail.
9. Økonomistatus.
10. Frydenlunds postkasser – beslutning om placering.
11. Placering af nye affaldsbeholdere, herunder stillingtagen til indkomne ønsker.
12. Vejvedligeholdelse, herunder vurdering af tilbud.
13. Vandhandleplan for Frydenlund, herunder opfølgning på besigtigelsen af grøfter og grundvandssænkning med Varde Kommune den 18. april og efterfølgende korrespondance.
14. Nyt fra Sammenslutningen af sommerhusgrundejerforeninger i Varde Kommune, herunder oprettelse af udvalg.
15. Nyt om udviklingsplanen, Længe leve Blåbjerg-Nyminde.
16. Fastlæggelse af næste bestyrelsesmøde.
17. Eventuelt.

Ad 1:  Dagsordenen blev godkendt.

Ad 2:  Referatet har tidligere været sendt rundt til kommentering, og blev godkendt og underskrevet

Ad 3:  PC og projektor viste sig ikke at være til rådighed på Stausø Kro. Henry vil til næste generalforsamling medbringe en projektor.

Ad 4:  Arbejdsdagen forløb fint, der var god opbakning og der blev aktivt løst mange opgaver. Fordeling af de planlagte arbejdsopgaver bør dog beskrives og styres noget bedre næste år, da flere arbejdsgrupper enten var blevet for store eller for små, og der derfor var visse opgaver der ikke blev helt færdiggjort, eller det måske var uklart hvad der præcist skulle udføres. En kraftig tordenbyge satte dog også et tidlig stop for arbejdsdagen.

På bestyrelsesmødet i marts aftales det hvem fra bestyrelsen der kan besigtige området 1-2 uger før arbejdsdagen, og fastlægge de opgaver der skal løses på selve dagen.

Ad 5:  Fordeling af opgaver mellem bestyrelsesmedlemmerne, ud fra en liste Torben havde fremsendt, blev drøftet. Der var fokus på ikke at sende for mange af sted til eksterne møder, som f.eks. Vandudvalget pga omkostningerne. Samtidig var en ajourføring af de beskrevne arbejdsopgaver nødvendig, da flere var faldet væk og nye kommet til. Ydermere er rollen som Næstformand og Sekretær blevet delt i 2 separate roller, grundet arbejdsmængden.

Bent ajourførte listen over opgave- og ansvarsfordeling ifm drøftelserne, og rundsender den sammen med referatet til endelig godkendelse.

Ad 6:  Ingen bemærkninger

Ad 7: Bent orienterede om arbejdet med hjemmesiden, og ambitionsniveauet for den drøftedes. Der var enighed om foreløbig ikke at ændre noget grundlæggende i dens virkemåde, men at der blev foretaget oprydning og ensretning af kategorierne

Ad 8:  Bent har fået adgang til Gmail administrationen, og opretter nye mailadresser til Malene, John og sig selv, og fjerner ikke-gældende email konti om nødvendigt. Bent gennemgår arkivet under den fælles Indbakke og kommer med forslag til evt ændring af strukturen. Endvidere skal det sikres, at der tages løbende sikkerhedskopier af arkivet.

Ad 9:  Anna Grethe gav en status på økonomien.

Der er aktuelt udfordringer omkring vejvedligehold, som muligvis vil stige. Bestyrelsen arbejder med de bedste muligheder for både vedligehold og pris.

Endvidere er der uafklarede forhold omkring det fælles postkasseanlæg, som skal flyttes til nye bygninger på campingpladsen, efter ønske fra campingpladsejeren, der skal have etableret et affaldssorteringsanlæg. Foreningens omkostninger i den forbindelse er lige nu ikke fastlagte.

Ad 10: Mulighederne for placering af postkasseanlægget drøftedes. Vi kan af campingpladsejeren få lov at flytte postkasserne ind i den nye bygning der laves til affaldssortering, og den mulige pris for dette blev drøftet. Bestyrelsen vil komme med et økonomisk tilbud til campingpladsejeren på den komplette løsning, altså nedbrækning af eksisterende skur og etablering af postkasseanlægget i den nye bygning.

Mulighederne for an anden placering på Foreningens fællesareal blev vendt. Men dels vil det kræve byggetilladelse indenfor skovbyggelinjen, og dels anslås omkostningerne til et nyt skur at overstige den pris vi forventer at skulle betale til campingpladsen.

Ad 11: Bestyrelsen har modtaget ønske fra grundejere på Sandtag5-7-11-13-15 om etablering af et fælles område til affaldsspandene. For adgangene til spandene, vil det kræve anvendelse af fællesarealet mellem selve vejen og de enkelte grunde, og dermed fliselægning. Det vurderes at det kan blive tilfældet flere steder, også ved individuelt placerede affaldsspande. Torben skriver til Varde Kommune for at få klarlagt hvilke regler kommunen mener gælder for anvendelsen af vores fællesareal ifm affaldshåndtering. Fællesarealerne skal iflg vedtægterne fremstå som grønt areal.

Ad 12:. Pga megen regn det seneste år har der været ekstra udfordringer med huller i vejene, og bestyrelsen har derfor ønsket et fornyet blik på vejvedligehold, og de muligheder der er. Vi har 590 meter hovedveje og 1.476 meter sideveje der normalt vedligeholdes flere gange årligt.

Henry gennemgik 3 modtagne tilbud på vejservice, som blev sammenholdt med de udgifter Anna Grethe kunne dokumentere vi har brugt hidtil. Et tilbud var langt dyrere end de 2 øvrige, og blev derfor forkastet i første omgang. Det besluttedes at arbejde videre med det ene tilbud, og aftale et besigtigelsesmøde, for at sikre at den tilbudte pris også dækker vores behov. Endelig beslutning vil blive truffet derefter.

Ad 13: Torben gennemgik udkommet fra senest møde med Varde Kommune omkring vandafledning.

Bestyrelsen beder Varde Kommune fremstille oversigt over de grundejere i Frydenlund, der fået tilladelse til et dræn på egen grund og tilslutte sig den fælles grundvandssænkning. Formålet er at have et overblik, hvis det bliver aktuelt at renovere hovedledningerne, således at det kan sikres at de enkelte grundejere stadig er tilsluttet hovedledningen efter renovering.

Ad 14:  Sammenslutningens bestyrelseforsøger at få et møde med turismeordførere fra de enkelte partier i Folketinget i løbet af august eller september. Formålet er at sikre, at ordførerne er orienteret direkte fra sommerhusejerne, og ikke kun fra turistorganisationer, og derved sikre en balanceret opfattelse omkring, hvad et område kan bære af turister og hvordan.

Ad 15: Udviklingsplanen er nu endelig udarbejdet, men ikke promoveret særlig tydeligt. Varde Kommune har godkendt den, men den skal efterflg også til høring i bl.a Naturstyrelsens brugerråd. Den er også allerede udfordret af en Forsvarsaftale, som kræver en anden brug af Blåbjerg Plantage. Det er pt uklart, hvilke dele af planen, der realiseres, men Varde Kommune har meldt ud, at der nedsættes et samarbejdsforum, hvor Naturstyrelsen, Forsvaret og Varde Kommune mødes to gange årligt for at prioritere, tilpasse og igangsætte elementer fra udviklingsplanen. Om nødvendigt inddrages lokale interessenter.

Ad 16: Næste bestyrelsesmøde er søndag 25. august kl 10, på Sandtag 35.

Ad 17: Anna Grethe ajourfører medlemslisten.