Referat fra bestyrelsesmøde d. 6. marts 2016

afbud fra Rene

udsendt dagsorden:

1. Vi starter med en tur rundt i foreningens område

– Grøfterne

                                            – Beplantningen langs vejene – beskæring

                                            – Overslag fra Stammose

                                            – Beplantningen på de enkelte grunde – skal der tages hånd om dem hvor det “halter”

                                            – Vejene

2. Godkendelse af referatet fra bestyrelsesmødet den 25. September 2015
3. Siden sidst

                                            – Fællesmøde i Sommerhusgrundejerforeningerne

                                            – Vandmøde med Varde Kommune

                                            – Formøde med Varde Kommune og Partnerskabet for Turismeudvikling

                                              for at få dagsordenen lagt til Dialogmødet med Varde Kommune den 21/4-2016

4. Arbejdsdag

– Skal det foreslås medlemmerne med en fælles arbejdsdag

5. Generalforsamlingen lørdag den

                                            – På valg i år er:

                                            – Carsten Mølleskov Pedersen

                                            – René Rasmussen

                                            – Erling Kolding-Jacobsen

                                            – Suppleanter til bestyrelsen

                                            – Revisorer

                                            – Revisorsuppleanter

                                            – Bestyrelsens beretning

4. Økonomi

– Regnskab for 2015

                                            – Budget 2016 – herunder kontingentforhøjelse

5. Eventuelt

 

 referent: Anna Grethe

pkt. 1 – RUNDTUR I OMRÅDET:

GRØFTER; eneste grøft der pt. er uafklaret er nordgrøft ved Skelvejen

Varde kommune renser nordgrøft ved Skelvejen – mødegennemgang foretaget d. 3.3. med Erling og Ellen M. Hansen og Henrik Bak Rasmussen – kommunen vender tilbage omkring endelig afklaring – pt. uafklaret om den nederste del fra Pugeldalvej til Ridestien er kommunens eller hvem – ny dilemma opstået efter mødet 3.3.

Evt. anbefalet at rense fra Pugeldalvej på nordsiden og hen til 1. brønd ved grøften op imod sportspladsen – drøftes igen med kommunen af Erling.

I grøften fra Pugeldal og til Ridestien nordsiden skal der graves yderligere 25-30cm af for at få korrekt fald – foreningens eget ansvar.

– Erling afklarer med entreprenør og prisoverslag – eller vil det være billigere via kommunen ?

Kommunen har fastlagt at de kun har nord og sydgrøft fra Pugeldalvejen og til Houstrupvejen – fra Pugeldalvejen til Ridestien er det ikke kommunens ansvar – det undersøges nærmere

Rør fra skovgrøften skal det være større ?? – bliver det betaling for os ?? Erling kontakter Søren Nissen Naturstyrelsen

Betondæksel : skal vi udskifte ved Ridestigrøften ? Erling undersøger – skal anden dæksel ved nordgrøften udskiftes ?

Riste ved grøfterne : Erling kontakter kommunen

Advokatsag: Varde Kommune indbragte sag for Natur- og Miljøklagenævnet i 2013, vedr. ansvar for grøfterensning i Guldvangen/Frydenlunds område. Med støtte i de Landvæsenskommisionskendelser, som  ved deklarationer er pålagt vore grunde, har vi anket sagen – seneste korrespondance er afsendt nov. 2015 og sagen henstår stadig uafklaret men med en  forventning til at vi vinder sagen

TRÆER:  skæv træ ved fællesareal fældes af Carsten – grene fjernes ifm evt. kommende fælles arbejdsdag

Væltet træ ved indkørsel til Skelvejen – tager vi os af det eller skal grundejer kontaktes ?

Flisning af træ på fællesareal forventes at ske i marts måned, de har forsøgt men jorden var for blød at køre på i februar måned

BESKÆRING: hver grundejer klipper selv beplantning skal drøftes/foreslås på generalfors. – herunder: kan det evt. ske på fælles arb.dag

Permanent grenafhentningsordning fra efteråret 2016 hvis grundejerf. er interesseret  – fremlægges på generalfors.

BEPLANTNING/GENPLANTNING:  efter fældning på grunde skal genplantning finde sted – nævnes på generalfors.

VEJE:  fortsætte aftale med Stammose uændret, han har oplyst at et par af stikvejene skal have grus i 2016, samt udjævning spor fra renovationsvogne,

Ved træfældning hos enkelte grundejere kan veje været kørt op af de store maskiner, det påhviler grundejer at udbedre dette, Erling kontakter grundejer herom

pkt. 2 –

Referatet fra sept. md. 2015 underskrevet – vi mangler stadig at underskrive referat fra aug. 2015,

notat fra sept. referat omkring orientering og kopi af mails m.v. skal tilgå bestyrelsesmedlemmer når de afsendes og referat når møder er afholdt

pkt. 3 SIDEN SIDST:

Drøftet at bestyrelsen skal orienteres om de møder der deltages i.

Fællesmødet – referat er modtaget særskilt – vandproblemer alle steder – fælles mening om at vi fælles skal komme med punkter til det årlige dialogmøde med kommunen d. 21.4. kl. 15.00 i materielgården i Sig –

Turistkommune – foranledige at stier mv på naturstyrelsen og forsvarets område forbedres og afmærkes

Vandmøde med Varde kommune – 12.2. vedr. drejebog omkring håndtering af vandproblemer – forsøg i område i enkelt grundejerf. i Blåvand – forventes fremlagt 21.4. på fællesmødet – drejebog drøftes på næste bestyrelsesmøde

Fællesgrundejerf. indkaldt til  formøde med varde kommunes turistpartnerselskab -indsendt dagsorden blev delvist sløjfet af kommunens repræsentanter – afholdt d. 25.2. – forventes dog at der bliver fremlagt konfliktområder vedr. vandproblemer –

5 pers/udvalgt til gruppe der mødes ved formøde – 1 gang årligt – FORMØDET HAR INGEN VÆRDI- idet punkter sløjfes af kommunen

fællesmøde i 6 grundejerf. rundt omkring os ; alle føler sig presset af de større grundejerf. – har fællesmøde med alle kommunens grundejerf. nogen værdi ?

kommunen betaler ikke noget – hvis beredskab skal afhjælpe vand skal grundejerne efterflg. betale – nævnt omkring Grærups oversvømmelses problemer

cykelstier er blevet ændret – kan der komme cykelsti til stranden ?? – airnet drøftet evt. mast ved houstrup grundejerf. – vi er ikke impliceret i dette

samarbejde med naturstyrelsen – hvis ikke lydhøre – så indsendes klagesag som kommunen skal behandle

samarbejde med varde kommune – omkring vandproblemer i guldvangen – forsøgs resultat afventes

pkt. 4 ARBEJDSDAG

omtales på gen.fors.- evt. søndag efter generalfors. lørdag – starter kl. 10 – nedskæring udhængende grene samt flisning kan evt. være et tiltag vi kan være fælles om – herved spares udgift ca. hvert 3. år på omkring kr. 9.000 – evt. andre forslag ?

pkt. 5 GENERALFORS: afholdes d. 23.4. kl. 11.00 hos

Carsten vil gerne stoppe som best. medlem og i stedet fortsætte som suppleant

evt. nye forslag til bestyrelsen drøftet

Nuværende suppleanter og revisorer/suppleanter

INDKALDELSE TIL GENERALFORS. laves af Erling hurtigst muligt, Johny skal have den til kopiering senest 9.3.

Anna Grethe og Johny aftaler afhentning/pakning af materiale til fremsendelse til medlemmer – skal afsendes senest 15.3. – sker afsendelse af Home som samtidig betaler porto ??

 BESTYRELSENS BERETNING – vedtaget ikke at medsende denne, forventer større fremmøde til gen.fors. hvis den ikke er udsendt

MØDESTED MV.: det aftalte via mail

pkt. 6 REGNSKAB:

Regnskab for 2014 viste reelt et underskud på kr. 30.418, hvis beløb havde været hensat til kloak og ikke som forelagt kr. 44.000 i overskud

Regnskab for 2015 viser et underskud på kr. 52.241 – heraf er kr. 39.062 vedr. grøfter – drøftet at kørselsgodtgørelser har været stigende, og at denne post skal formindskes. Regnskabet for 2015 har fået påtegning fra revisorerne omkring diætbilag og kørselsbilag

Indestående ultimo året 2015 kr. 235.000 – heraf er kr. 151.667 hensat til kloak

BUDGET 2016:

Tallene drøftet – vi er enige om at vi skal forsøge at minimere udgifterne, herunder til møder og kørselsgodtgørelse som allerede vil blive lavere, da der er/bliver afholdt færre bestyrelsesmøder – advokatudgift forventes ikke at ville fremgå at kommende års budgetter.

Vi blev enige om at anbefale kontingentforhøjelse, idet den likvide formue ved udgangen af 2016 forventes at være nede på ca. kr. 50-55.000. Fremover skal driftsudgifter kunne dækkes af indtægter – derfor foreslåes forhøjelse på kr. 300 årligt. Den ekstraordinære indbetaling til ledningsnet/rørledning på kr. 1.000 bibeholdes uændret.

pkt. 7 EVENTUELT

intet – mødet blev afsluttet kl. 18.45 med start kl. 14.30 – gennemgang af området tog 1,5 time