Historik  

Tilbage i 2017 blev der etableret et forum, hvor bestyrelserne i Varde Kommunes 23  sommerhusgrundejerforeninger kan drøfte problemstillinger af fælles interesse og søge indflydelse i de  beslutningsprocesser, som sætter dagsordenen for områdernes udvikling.  

Forummet ledes af et fællesudvalg bestående af formændene for 5 af de 23 grundejerforeninger, hvoraf en  indtager posten som fællesudvalgets formand.  

Fællesudvalgets arbejdsområder er defineret af det mandat, udvalget udstyres med, når repræsentanter for  grundejerforeningernes bestyrelser mødes hvert år primo februar. På mødet drøftes det foregående års  indsatsområder, ligesom fællesudvalget orienterer om den løbende kontakt, der har været til Varde  Kommune, herunder afgivne høringssvar mv.  

Den resterende del af mødet er reserveret til drøftelse og fastlæggelse af det kommende års mandat,  herunder input til et dialogmøde, som Varde Kommune hvert år inviterer sommerhusgrundejerforeningernes  bestyrelser til.  

Inden mødet afsluttes, sammensættes fællesudvalget for det kommende år, idet der tilstræbes en vis  kontinuitet.  

De enkelte grundejerforeningers bestyrelser prioriterer ganske naturligt – og i overensstemmelse med  foreningernes vedtægter – først og fremmest de ret konkrete opgaver i tilknytning til fælles veje, stier,  fællesarealer, afhjælpning af overfladevandproblemer m.v., som foreningerne har ansvaret for.  

Vores erfaring  

Siden forummet og fællesudvalget blev etableret, er det blevet stadig tydeligere, at de rammer og vilkår, der  er bestemmende for udviklingen i sommerhusområderne i Varde Kommune, ikke kun hviler på kommunale  beslutninger, men også på regionale og nationale beslutninger og mål. Fællesudvalget har i sagens natur  blikket rettet mod den kommunale turismestrategi og ikke mindst udmøntningen heraf, hvor grundejerne via  grundejerforeningerne bør have indflydelse.  

Indtil videre er det ikke lykkedes for fællesudvalget – og dermed grundejerforeningerne – at opnå  repræsentation i de formelle fora, hvor turismeinteressenter drøfter og fastlægger implementering af  strategien. Tilsyneladende anser man i denne sammenhæng ikke grundejerne som en så væsentlig  interessent, at de via fællesudvalget er tilbudt repræsentation i omtalte fora.  

Opgaven  

På årsmødet i 2022 bakkede deltagerne op om, at fællesudvalget i konsekvens af ovenstående på årsmødet  i 2023 skulle fremlægge et forslag til en anden organisering af det hidtidige samarbejde.  

Forslag  

Det er fællesudvalgets opfattelse, at en organisering med udgangspunkt i en foreningsmodel kan styrke  samarbejdet med det formål i højere grad at sikre formel og reel indflydelse. Den nye organisareing skal bl.a.  muliggøre etablering af rådgivende/arbejdende netværk vedr. overfladevandproblemer,  lokalplaner/servitutter, turismestrategi, bæredygtighed (økonomisk, miljømæssig, social) med videre.  

Fællesudvalget fremlagde derfor forslag til vedtægter på Fællesmødet den 7. februar 2023 med henblik på  snarest mulig derefter at stifte foreningen.  

Vedtægter for “Sammenslutningen af sommerhusgrundejerforeninger i Varde Kommune” 

§ 1 Navn og hjemsted  

Foreningens navn er ”Sammenslutningen af sommerhusgrundejerforeninger i Varde Kommune”, herefter  kaldet sammenslutningen.  

Stk. 2 Foreningens hjemsted er Varde Kommune.  

§ 2 Medlemskab  

Som medlem af foreningen med stemmeret optages alle sommerhusgrundejerforeninger med hjemsted i  Varde Kommune, som er godkendt af Varde Kommune.  

Bestyrelsen lader hvert år udarbejde en medlemsliste pr. 1. februar.  

Ind- og udmeldelse skal ske skriftligt til foreningens formand. Udmeldelse skal ske med mindst 9 måneders  varsel til udgangen af et regnskabsår, se dog næste afsnit.  

Ved beslutning om kontingentforhøjelse på sammenslutningens generalforsamling vil medlemsforeninger,  hvis generalforsamling er placeret senere end sammenslutningens generalforsamling, kunne udmelde sig  med et kortere varsel end 9 måneder til udgangen af et regnskabsår.  

§ 3 Formål 

Foreningens formål er  

1. At virke for en styrkelse af sommerhusgrundejerforeningernes interessemæssige fællesskab og  indflydelse på såvel lokale som nationale beslutninger vedrørende anvendelse og udbygning af  sommerhusområder i Varde Kommune, så hensynet til miljø og bæredygtighed sikres.  

2. At arbejde for interessevaretagelse og bidrage til udvikling af det samlede område for  sommerhusgrundejere i Varde Kommune.  

3. At påvirke og synligt sætte dagsorden indenfor hele foreningens virkefelt. Det sker dels ved dialog med  Varde Kommune og andre beslutningstagere samt interessenter på sommerhusområdet, dels via offentlig  debat samt via repræsentation i forskellige udvalg og arbejdsgrupper.  

§ 4 Foreningens opgaver  

Foreningens opgaver er bl.a.:  

1. At analysere og konsekvensvurdere målsætninger i de nationale, regionale, kommunale og  destinationsbestemte planer/strategier – og herudfra medvirke til, at der udarbejdes lokalplaner for alle  sommerhusområder på en måde, der tager hensyn til og udgangspunkt i områdernes stedbundne  kvaliteter og DNA.  

2. At medvirke til at, udmøntning af turismestrategierne overvåges med særlig opmærksomhed rettet mod  overturisme, trængsel og slid på naturen – og gennem kvalificerede data og dokumentation påpege  sådanne, når det skønnes nødvendigt.  

3. At medvirke til at gøre Varde Kommune til “Danmarks mest rekreative, naturbevarende og bæredygtige sommerhuskommune” målt på social, miljømæssig og økonomisk bæredygtighed.  

4. At følge Forsvarets og Naturstyrelsens aktiviteter på og forvaltning af statens arealer i Varde Kommune  med henblik på at forsøge at afbøde eventuelle negative konsekvenser for sommerhusområderne og de  tilknyttede herlighedsværdier i form af muligheder for naturoplevelser og friluftsliv.  

5. At bistå medlemsforeningerne med råd og vejledning.  

6. At være netværkskatalysator jf. §9.  

§ 5 Generalforsamling 

Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen.  

Hvert år inden udgangen af februar afholdes ordinær generalforsamling med følgende dagsorden:  

1. Valg af dirigent.  

2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år.  

3. Godkendelse af årsrapport med revisionspåtegning samt bestyrelsens forslag om anvendelse af  overskud eller dækning af underskud i henhold til den godkendte årsrapport.  

4. Indkomne forslag, herunder vedtægtsændringer.  

5. Budget for kommende år, herunder fastsættelse af kontingent.  

6. Valg af medlemmer til bestyrelsen.  

7. Valg af suppleanter til bestyrelsen.  

8. Valg af 1 revisor og 1 revisorsuppleant.  

9. Fastlæggelse af de overordnede indsatsområder for det kommende år.  

10. Eventuelt.  

Stk. 2 Generalforsamlingen indkaldes digitalt med mindst 1 måneds varsel. Medlemmernes forslag til  kandidater til formandsposten samt forslag til dagsordenens pkt. 4 skal være formanden i hænde senest 14  dage før generalforsamlingen.  

Kandidatforslag til øvrige bestyrelsesposter kan fremsendes til formanden 14 dage før generalforsamlingen  eller fremsættes på selve mødet.  

Stk. 3 Formanden og øvrige bestyrelsesmedlemmer vælges på generalforsamlingen.  I lige år vælges formand og 2 bestyrelsesmedlemmer, og i ulige år vælges 2 bestyrelsesmedlemmer, alle for  en 2-årig periode. Der vælges endvidere hvert år en 1. suppleant og en 2. suppleant, 1 revisor og 1  revisorsuppleant.  

Stk. 4 Hver medlemsforening har på generalforsamlingen 2 stemmer repræsenteret ved to af  medlemsforeningens bestyrelse udpegede stemmeberettigede foreningsmedlemmer. Er medlemsforeningen  kun repræsenteret ved den ene af disse på generalforsamlingen, kan den anden stemmeberettigede  repræsentant lade sig repræsentere via skriftlig fuldmagt til den fremmødte stemmeberettigede deltager.  

Stk. 5 Alle vedtagelser på generalforsamlingen sker ved almindelig stemmeflerhed. Dog kræver valg til  formandsposten tilslutning fra mindst 50 % af de tilstedeværende stemmeberettigede. Opnås dette ikke ved  første afstemning, afholdes bundet valg mellem de 2 kandidater, der har opnået flest stemmer ved første  afstemning.  

Stk. 6 Ved personvalg kan stemmeberettigede kræve skriftlig afstemning.  

Stemmesedlen skal for at være gyldig indeholde lige så mange navne som det antal personer, der skal  vælges.  

Hvis der kun er foreslået kandidater i det antal, der skal vælges, holdes der ikke valg.  Forslag om ændringer af vedtægterne kræver, at mindst 2/3 af de fremmødte stemmer herfor. 

§6 Bestyrelse  

Foreningen ledes af en af generalforsamlingen valgt bestyrelse på 5 medlemmer, som vælges for en 2-årig  periode.  

Valgbare til bestyrelsen eller som suppleanter til bestyrelsen er medlemmer af de 
sommerhusgrundejerforeninger, som er optaget som medlem i foreningen.  

Der kan højst vælges ét medlem til bestyrelsen fra den enkelte sommerhusgrundejerforening.  

Når et bestyrelsesmedlem ikke længere har den relation til Grundejerforeningen, som i sin tid gjorde den  pågældende valgbar, skal denne af egen drift udtræde af bestyrelsen.  

Indtræder en suppleant i bestyrelsen, fungerer suppleanten i bestyrelsesmedlemmets sted indtil udløbet af  valgperioden.  

Umiddelbart efter den ordinære generalforsamling konstituerer bestyrelsen sig med den på  generalforsamlingen valgte formand, en næstformand, en kasserer og en sekretær.  

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Beslutninger  må dog ikke træffes, uden så vidt muligt alle medlemmer har haft adgang til at deltage i en sags behandling.  

Bestyrelsesmøder indkaldes af formanden med mindst 14 dages varsel ved skriftlig meddelelse til hvert  enkelt bestyrelsesmedlem, medmindre bestyrelsen skal træffe afgørelse i uopsættelige spørgsmål. Samtidigt  med mødeindkaldelsen udsendes foreløbig dagsorden for mødet.  

Beslutning træffes af de mødende bestyrelsesmedlemmer ved simpelt stemmeflertal. I tilfælde af 
stemmelighed er formandens – eller i dennes fravær – næstformandens stemme udslagsgivende.  

Bestyrelsen fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden med respekt af de til enhver tid gældende vedtægter.  

Over det på bestyrelsesmøderne passerede føres en protokol. Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i en
af  bestyrelsen truffet beslutning, har ret til at få sin mening indført i protokollen.  

Bestyrelseshvervet er ulønnet, medmindre generalforsamlingen bestemmer andet.  

Hvad der i denne bestemmelse er fastsat for bestyrelsesmedlemmer, skal tilsvarende gælde for de valgte
suppleanter.  

Foreningen tegnes af formanden og et medlem af bestyrelsen eller af fire medlemmer af bestyrelsen.  

§ 7 Bestyrelsens opgaver  

1. Bestyrelsen skal etablere regelmæssige interne møder med fast og ad-hoc dagsorden.  2. Bestyrelsen skal etablere regelmæssige møder med Varde Kommune og øvrige parter med  interesse i turistområderne (udviklingsråd, erhvervsliv, andre foreninger (herunder Sammenslutningen af  sommerhusgrundejerforeninger i Ringkøbing-Skjern Kommune)).  

3. Bestyrelsen skal etablere regelmæssige nyhedsbreve til medlemmerne.  

4. Bestyrelsen skal sikre en god og fornuftig dialog og kontakt med pressen om de fælles formål.  5. Bestyrelsen skal medvirke til, at sommerhusområdernes DNA fastholdes og fortælles.  

Bestyrelsen varetager ikke den enkelte medlemsforenings egne lokale opgaver, ansvar og kontakt med  Varde Kommune og andre, men bestyrelsen kan dog konsulteres for evt. vejledning.  

§ 8 Foreningens økonomi 

Medlemmerne betaler et kontingent pr. medlem i egen grundejerforening. Størrelse af kontingentet for det  kommende år fastsættes på generalforsamlingen. Medlemskontingentet forfalder til betaling 31. marts.  

Stk. 2 Undlader et medlem trods henvendelse herom at betale kontingent, betragtes vedkommende som  udtrådt af foreningen.  

Stk. 3 Regnskabsåret er kalenderåret fra 1. januar til 31. december. 

§ 9: Rådgivende/arbejdende netværk 

Bestyrelsen nedsætter rådgivende/arbejdende netværk i konkrete sager/emner. Netværkene skal virke til  inspiration og støtte til udvikling af foreningens faglige interessevaretagelse.  

Stk. 2 Bestyrelsen har ansvaret for det enkelte netværks arbejde. Netværket refererer til bestyrelsen  gennem et bestyrelsesmedlem.  

§ 10 Ekstraordinær generalforsamling  

Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen. Desuden skal der indkaldes til ekstraordinær  generalforsamling, såfremt mindst en tredjedel af de stemmeberettigede medlemmer fremsætter motiveret,  skriftligt krav herom til formanden. Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes inden 4 uger  fra kravets fremsættelse (dog skolernes sommerferie fraregnet).  

Stk. 2 Sted, tid og varsel (dog ikke under 14 dage) bestemmes af bestyrelsen.  

§ 11 Foreningens opløsning  

Foreningens opløsning forudsætter, at der i henhold til § 10 er stillet forslag derom, og at mindst 2/3 af de  tilstedeværende stemmeberettigede stemmer derfor.  

Stk. 2 I tilfælde af foreningens opløsning anvendes dens midler efter vedtagelse på generalforsamlingen.  Således vedtaget på foreningens stiftende generalforsamling xx 2023.