Referat fra bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Frydenlund
lørdag den 5. marts 2022 kl. 10:00 hos Henry Schultz, Sandtag 33.
Deltagere:
Torben Bøgeskov, Henry Schultz, Marianne Täkker og Jørgen Hansen (ref.), Anna Grethe Juelsen deltog på mobiltelefon.
- Godkendelse af dagsorden.
Dagsorden godkendt. - Opfølgning på og godkendelse af referat af bestyrelsesmødet 21. november 2021.
Referat godkendt. - Foreningens økonomi: Regnskab og budget (er udsendt af AGJ) samt drøftelse af foreningens kørselsbehov og anvendt kørselstakst.
Regnskab for 2021 blev gennemgået og kommenteret af AGJ. Regnskabet blev godkendt.
AGJ gennemgik foreningens budget for 2022. Der er i budgettet ikke lagt op til kontingentforhøjelse. Underskuddet i budgettet kan forklares med forskydninger i planlagte arbejder fra 2021 til 2022, herunder slåning af rabatter, slæbning af veje m.v.
Regnskabet er ligeledes godkendt og underskrevet af foreningens revisorer.
Bestyrelsen drøftede foreningens udgifter til kørsel.
På mødet blev forskellige muligheder drøftet, herunder afregning til høj og lav takst. Såfremt der sker kørsel til og fra møder samme dag afregnes til høj takst, hvis deltagelse i møder kombineres med overnatning/ophold i eget sommerhus afregnes til lav takst. Dog honoreres kørsel til eksterne møder fra Frydenlund til høj takst. Hvis der er ønskes om, at to personer fra bestyrelsen skal deltage i eksterne møder bør samkørsel tilstræbes, der afregnes til høj takst. Hvis samkørsel ikke er muligt afregnes til lav takst.
Bestyrelsen tilstræber løbende at indberette kørte kilometer til Anna Grethe.
I budgettet for 2023 skal der afsættes et beløb til oprensning af grøften fra Pugeldal 42 og frem til Houstrupvej. - Bestyrelsens beretning for 2021.
Beretningen for 2021 blev gennemgået og godkendt med få mindre tilføjelser.
Beretningen og orientering om generalforsamlingen lægges op på foreningens hjemmeside. - Forberedelse af årets generalforsamling 14. maj.
Lindvig har bekræftet aftalen om afholdelse af generalforsamlingen og efterfølgende bespisning.
Anna Grethe har labels klar til afsendelse og Torben har bekræftet, at indkaldelsen er klar senest i uge 12. Ligeledes er stemmesedler klar.
Torben kontakter Bent Kromann for at høre om han igen i år vil være dirigent. - Siden Sidst, bl.a. møde i Naturstyrelsens Brugerråd, Fællesmøde for sommerhusgrundejerforeningerne i Varde Kommune, Turismestrategi for Varde Kommune samt opstart af vanddialogforum i Varde Kommune.
Torben orienterede kort om de møder, han har deltaget i. Bestyrelsen har modtaget referater fra de enkelte møder. - Opgavefordelingen i bestyrelsen.
Oversigten over fordelingen af arbejdsopgaverne i bestyrelsen blev forelagt og rettes til af Marianne, da der er kommet yderligere et udvalg til. Det er Vanddialogforum i Varde Kommune, hvor Torben og Jørgen deltager. Torbens deltagelse i Naturstyrelsens Brugerråd samt Fællesudvalget for sommerhusgrundejerforeninger i Varde Kommune skal også medtages. - Foreningens hjemmeside, bl.a. opdatering, opsætning og politik for publicering af links til eksterne parter.
Bestyrelsen drøftede en politik for links til eksterne parter på hjemmesiden. Det er svært at have en fastlagt politik/praksis på området. Bestyrelsen vil løbende tage stilling til, hvilke links der skal på hjemmesiden. Udgangspunktet vil være interessesteder, der er relevant for turismen i lokalområdet.
Det er aftalt, at Jørgen sender en ”sundhedsstatus” for hjemmesiden. - Byggesager.
Der er ikke indgået nye sager siden sidste bestyrelsesmøde. - Veje, vendepladser og andre fællesarealer samt drøftelse af foreningens ansvar i forbindelse med vedligeholdelse af stier og veje m.m.
Vendepladsen ved Sandtage 49/51 reetableres, så snart matriklen er afmærket. Samtidig reetableres vendepladsen ved Pugeldal 44/46.
Vendepladserne afgrænses eventuelt med en sten, så de ikke ”flytter” sig igen.
Henry indhenter tilbud hos Stamose.
Grundejerforeningen har ansvaret for vedligeholdelse og sikkerheden på foreningens stier og veje. Stier og veje skal være sikre at færdes på. Det er dog den enkelte grundejers ansvar at bortskaffe træer, grene m.v.
I forbindelse med vedligeholdelse af fællesarealer besluttede bestyrelsen at lave en fælles frivillig arbejdsdag for grundejerne 10. september 2022, hvor mindre arbejdsopgaver i området kan udføres. - Grøfter, dræn og grundvandssænkning, herunder diverse opfølgning.
Situationen i vores grøfter og dræn ser ud til at være ok. Oplever vi problemer, skal vi tage kontakt til Varde Kommune omkring spuling m.v. Så tager de sig af opgaven.
Samtidig har kommunen sikret sydgrøftens østlige afløb mod underminering med en stensætning.
Bestyrelsen forventer, at det bliver nødvendigt, at oprense Ridestigrøften og sydgrøften ved Skelvejen fra Pugeldal til kædeafspærringen i år. Forventet udgift 12.000 kr., der tages fra hensættelseskontoen.
Torben tager kontakt til Naturstyrelsen med hensyn til sikring af Skovgrøftens rørunderføring under Ridestien. - Naturstyrelsens vandprojekter i Nyminde Plantage.
Naturstyrelsen har etableret såkaldte munke langs Skelvejen og Houstrup Strandevejen. NST arbejder med på at få munkene til at fungere optimalt. En af udfordringerne har været tilstopning af risterne med grene, kvister og blade. Samtidig udfører NST et simpelt forsøg med at hæve Skovgrøften ved Hundevejen, så engen vestfor periodevist kan oversvømmes. - Eventuel udstykning af det lille fællesareal, status.
Bestyrelsen har besluttet, at arealet (Sandtag 9) beholdes og ikke forsøges solgt. Arealet er omfattet af Skovbyggelinjer og bestyrelsen vurderer, at det vil være svært at opnå dispensation hos kommune til et eventuelt byggeri. Samtidig vil bestyrelsen gerne have arealet som en mulighed for at etablere et regnvandsbassin, hvis der skulle blive behov for det. - Fastlæggelse af næste møde.
Næste møde er den 11.09.2022 kl. 10.00 hos Marianne Täkker. - Eventuelt
Intet.