Referat af bestyrelsesmøde torsdag den 19.08.2021, kl. 16.00.
Mødet blev afholdt hos Torben Bøgeskov, Pugeldal 44, Houstrup.
Deltagere:
Torben Bøgeskov, Anna Grethe Juelsen, Henry Schultz, Marianne Täkker og Jørgen Hansen (ref.)
Pkt. 1. Godkendelse af dagsordenen:
Dagsordenen godkendt, efter tilføjelse af punktet ”bestyrelsens opgavefordeling” (pkt. 16)
Pkt. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 29. maj 2021:
Referatet godkendt.
Pkt. 3. Opfølgning på referatet af bestyrelsesmødet 29. maj 2021:
Torben orienterede om at udfordringen med NEM-id nu er på plads og han har adgang til de ting, han skal have.
Der blev drøftet om det ikke var hensigtsmæssigt, at der var endnu en fra foreningen der har adgang, så der er en back-up. Anna Grethe undersøger om det NEM-id hun har fået udstedt af banken kan anvendes, så hun også kan tilgå de offentlige myndigheders sider. Alternativt, skal der bestilles et nyt NEM-id.
Opdateret medlemsliste har Marianne Täkker sendt til bestyrelsen.
Pkt. 4. Opfølgning på generalforsamlingen 29. maj 2021:
På generalforsamlingen kom en forespørgsel fra Sandtag 7 omkring bekæmpelse af hæg i området. Det er 2 arter hæg. Den almindelige og den glansbladede hæg. Den glansbladede hæg er en invasiv art og bør bekæmpes. Bestyrelsen opfordrer de enkelte sommerhusejere til af fjerne denne art. Der henvises til foreningen hjemmeside, hvor der findes en god beskrivelse om, hvordan man kender forskel på de to arter og hvordan den invasive art bekæmpes. Bestyrelsen holder fortsat øje med skæve træer og opfordrer de enkelte sommerejere til at fjerne skæve træer på grunden, hvis de risikere at vælte ud over veje og stier, eller kan skade naboejendomme. Sommerhusejerne er også velkomment til at kontakte bestyrelsen, hvis der observeres skæve træer. Bestyrelsen vil så tage kontakt til ejeren og finde en løsning.
Generalforsamlingen i 2022 er planlagt til den 14.maj kl. 11.00
Pkt. 5. Siden sidst:
Den 8. juni afholdt Varde Kommune dialogmøde med alle sommerhusgrundejerforeningerne i Varde Kommune. Referat fra mødet er sendt til bestyrelsen. Hovedpunkter: Lokalplan og turisme: En ny turismestrategi for hele kommunen er under udarbejdelse. Der tages udgangspunkt i bæredygtig vækst for turismen i de enkelte sommerhusområder. Hvert sommerhus område skal gerne have sin egen DNA. At lave en ny turismestrategi er en lang og krævende proces, men en nødvendighed for at kunne lave en handleplan. Natur-, klima- og miljø, lokalsamfund, økonomi og erhverv er alle elementer som skal forenes i en turisme strategi. Byggeri og overholdelse af lokalplaner: Behandlingstiden for byggesager er ca. 12 uger og for klage sager er behandlingstiden ca. 12-14måneder.
Affaldsindsamling i sommerhusområder: Din Forsynings løsningsforslag er en 2 delt spand til restaffald og madrester, med 36 tømninger samt en anden 2 delt spand til metal/plastik/glas. Der arbejdes dog fortsat på forslaget. Implementering forventes i 2024.
Varde Kommune har indbudt til interessemøde om ny turismestrategi den 23. august 2021. Et møde bestyrelsen desværre ikke kan deltage i.
Den 8. oktober er der fællesmøde i de 6 nordlige grundejerforeninger i kommunen.
Pkt. 6. Eventuel udstykning af fællesareal
Ud fra den seneste udmelding fra Varde Kommune, vil det nok blive svært at opnå tilladelse til salg/frastykning af det lille fællesareal. Bestyrelsen har ikke kontaktet til Varde Kommune endnu, da den først vil undersøge, hvordan foreningen er kommet i besiddelse af arealet. Der er muligvis tale om en gave og der kan i den forbindelse være restriktioner. AG spørger foreningens tidligere formand, Erling, for at høre om han ved noget herom. Alternativt kan der eventuelt findes et dokument i Tingbogen.
Herefter undersøges det hos Varde Kommune om arealet eventuelt kan sælges. Som udgangspunkt er det bestyrelsens opfattelse, at arealet ikke skal sælges på nuværende tidspunkt. Men det kan være en ”buffer” der kan anvendes, hvis der skulle opstå store udgifter til renovering af ledningen i grundvandssænkningssystemet, der ikke kan dækkes af hensættelsesfonden.
Pkt. 7. Kommunens manglende orientering af grundejerforeningen om byggetilladelser og dispensationer:
Det er foreningens opfattelse, at vi ikke altid har modtaget en orientering fra Varde Kommune om behandlede byggesager eller bevilgede dispensationer i vores område. Det kan også være, at der udført arbejder uden tilladelse fra kommunen.
Efter den skrivelse, der er sendt ud fra Varde Kommune til samtlige sommerhusejere, hvor de påpeger, at man ikke må begynde byggerier, ændre grundens beskaffenhed, bygge volde m.v. er det foreningens klare forventning, at det vil ske fremad rettet.
Pkt. 8. Byggesag, Sandtag 49, status
Grundejerforeningen har modtaget en kopi af ansøgningen om byggetilladelse fra Varde kommunen. Varde Kommune har foranlediget arbejdet med udvidelse af huset stoppet, til sagsbehandlingen er tilendebragt.
Pkt. 9. Dialog med Varde Kommune om regler for dræning af egen grund og tilslutning af dræn til åbne grøfter og grundvandssænkningssystem:
Torben har været i dialog med Varde Kommune og fået retningslinjer for, hvad der må gøres og hvornår, der skal søges tilladelse til projekter.
Man må gerne dræne på egen grund til åbne vandløb/grøfter, så længe dræningen ikke gennemløber andres matrikler Man må gerne etablere afvandingsgrøfter på egen grund med tilslutning til åbne vandløb/grøfter på egen grund.
Der skal søges tilladelse efter vandløbsloven til al anden afvanding/dræning.
Det skal i den forbindelse afklares, hvor skel er i grøften nord for Skelvej. Når dette er afklaret, lægges der en vejledning op på foreningens hjemmeside.
Pkt. 10. Frilægning af skelgrøfter mellem Sandtag og Guldvangen, status:
Arbejdet er endnu ikke påbegyndt. Det forventes dog, at arbejdet igangsættes, når oprensningen af grøfterne rundt om det store fællesareal er tilendebragt. Dette arbejde er netop startet.
Pkt. 11. Oprensning af grøfter rundt om det store fællesareal, status
Se pkt. 10
Pkt. 12. Naturstyrelsens vandprojekter i Nyminde- og Blåbjerg plantage
Naturstyrelsen har søgt Varde Kommune om tilladelse til etablering af strømrende og ”munke”, samt oprensning af søen sydvest for det gamle sommerhus område i Houstrup, for at afhjælpe vandproblemerne ved Hostrup Strandvej og området omkring Blåbjerg Plantage. Projektet er lagt op på foreningens hjemmeside, hvor der også findes en beskrivelse af, hvad en ”munk” er. Arbejdet udføres, så det kan holde til de tunge køretøjer, herunder militærets, der færdes i området. Projektet forventes også at afhjælpe vandproblemerne hos os. Samtidig har Naturstyrelsen søgt Varde Kommunen om tilladelse til opstemning af grøfter og etablering af en sø i Nyminde Plantage ved Skelvejen/Engvejen og Hundevejen. Bestyrelsen ved ikke, hvornår de to arbejder påbegyndes, men bifalder projekterne, da de helt sikkert vil være med til at hjælpe på de vandproblemer, vi har. Samtidig vil det også være til gavn for plante- og dyrelivet i området og gøre turen ned til stranden mere varieret.
Pkt. 13. Hjemmesiden:
- Kontaktoplysninger:
Bestyrelsen har drøftet, hvilke kontaktoplysninger, der skal ligge på foreningens hjemmeside. Der er ikke nogen specielle krav til, hvad der skal oplyses.
Bestyrelsen har besluttet, at det alene er bestyrelsen, der skal fremgå med oplysninger om navn, sommerhusadresse, telefonnr. og mailadresse.
Øvrige oplysninger om revisorer, suppleanter og bestyrelsesmedlemmernes private adresser fjernes. JCH tager kontakt til foreningens webmaster. Kim Täkker, så hjemmesiden rettes til.
- Retningslinjer og råderum for webmaster:
Foreningens hjemmeside er offentlig tilgængelig og det er bestyrelsens ansvar, hvad der ligger på hjemmesiden. Pt. er der ingen retningslinjer for foreningens webmaster. Udkast til retningslinjer for samarbejdet udarbejdes af Torben og rundsendes til bestyrelsen, så det kan vedtages hurtigst muligt og inden næste bestyrelsesmøde. Indtil der foreligger retningslinjer skal nye indlæg, der uploades godkendes af bestyrelsen. Er der tale om indlæg eller informationer der haster, kan formanden eller næstformanden godkende dette. Bestyrelsen orienteres efterfølgende.
- Forslag til nye opslag:
Punktet tages op på næste bestyrelsesmøde. Der skal udarbejdes retningslinjer og en politik for, hvilke links der skal henvise til på hjemmesiden.
Pkt. 14. Bestyrelsens interne kommunikation, herunder Gmail.
Bestyrelsens interne kommunikation foregår som udgangspunkt på foreningens Gmail. Det er vigtigt, at der ved besvarelse af en mail, anvendes videresend og modtager er foreningens fælles ardesse, så alle får meddelesen.
Pkt. 15. Opfyldelse af GDPR for foreningen
Jørgen havde undersøgt, hvordan reglerne kan overholdes. En del grundejerforeninger benytter Parcelhusejernes Landsforenings skabelon til overholdelse af GDPR reglerne.
Med udgangspunkt i skabelonen, havde Jørgen lavet et udkast som grundejerforeningen kan bruge. Med et par tilretninger blev udkastet vedtaget.
Dokumentet opbevares både fysisk og elektroniks.
På Grundejerforeningens hjemmeside laves en note, der henviser til, at Grundejerforeningen Frydenlund anvender Parcelhusejernes Landsforeningens GDPR regler.
Jørgen kontakter foreningens webmaster. Kim Täkker, så hjemmesiden rettes til.
Pkt. 16. Bestyrelsens opgavefordeling:
Notat om den tidligere bestyrelses fordeling af arbejdsopgaver blev uddelt på mødet.
Det blev besluttet, at der laves en ny opgavefordeling på det næste bestyrelsesmøde.
Pkt. 17. Fastlæggelse af næste møde:
- november 2021, kl. 10.00. Afholdes hos AG
Pkt. 18. Eventuelt:
Veje, rabatter og studsning af træer trænger til et eftersyn. Henry følger op på sagen og aftaler med leverandøren, at vejene slæbes i oktober eller november og tilføres grus. Det er en slæbning mindre end vi har tilbud på, så det børe reducere den aftalte pris. Samtidig indhenter Henry tilbud på klipning af rabatter og studsning af træerne langs vejene, så renovationsvognen m.v. kan komme rundt i området uden gener. Han aftaler også, hvornår arbejdet skal udføres.