Referat af bestyrelsesmøde lørdag den 27. marts 2021, kl. 10.30. Mødet blev afholdt hos Henry Schultz, Sandtag 33, Houstrup.

 

Tilstedeværende:

Marianne Täkker, Anna Grethe Juelsen, Henry Schultz, Erling Kolding-Jacobsen og Torben Bøgeskov (ref.).
Kim Täkker deltog i behandlingen af punkterne 1 og 12.

Ad. 1. Hjemmesiden

Kim Täkker informerede om sit arbejde med foreningens hjemmeside. Kim har især haft fokus på at rydde op på siden ved fx at fjerne uaktuelle opslag og informationer samt tusindvis af spammails og er i gang med at opslå nye og optimerede informationer.

Bestyrelsen besluttede, at medlemmerne via hjemmesiden:

• skal advares mod falske mails, der fx kunne se ud som om, de kommer fra grundejerforeningen eller et af bestyrelsesmedlemmerne
• at der skal informeres om foreningens privatlivspolitik (GDPR)
• at der skal informeres om de gule og røde skelpæle, der er opsat
• at der skal informeres om, hvordan man bestiller nye postkassenøgler.
• at det skal være muligt at rekvirere foreningens regnskab via hjemmesiden.
• Marianne beder Kim lave tekst til disse opslag. Eventuelle spørgsmål kan han rette til Erling eller Torben.

Ad. 2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde (17. november 2020)

Referatet blev godkendt.

Ad. 3. Siden sidst

Varde Kommune har i uge 11 gennemført en såkaldt mild afsyring af vakuumsystemet i flere af områdets grundejerforeninger. Desværre har GF Frydenlund ikke på forhånd modtaget information om, at afsyringen skulle foretages.
Den 23. marts var der et større nedbrud på vakuumsystemet. Nedbruddet skyldtes angiveligt, at en håndværker begik en graverende fejl i forbindelse med udskiftning af et toilet i et hus på Pugeldal.
Nye postkassenøgler kan via Marianne bestilles hos Davidsen i Nørre Nebel. Har man en nøgle, kan den kopieres på en hælebar. En postkasseliste vil blive rundsendt til bestyrelsesmedlemmerne. Erling beder Kim lægge en oplysning om nøglebestilling på hjemmesiden. Bestyrelsen har adgang til en nøgleboks, hvor der er en A-nøgle, der kan åbne alle postkasser.

Ad. 4. Status på omlægningen af Skovgrøften med Fuldendt som konsulent

Omlægningen af Skovgrøftens videre forløb gennem Frydenlund er nu afsluttet. Vandet i Skovgrøften kan ikke længere løbe direkte ind i vores grundvandssænkningssystem, men føres nu diagonalt under Ridestien og over i Ridestigrøften, og derfra under Skelvejen og videre i Sydgrøften langs Skelvejen mod øst, hvor det nær indkørslen til Sandtag går i rør videre mod Houstrupvej. Ud for det lille fællesareal øst for sportspladsen er der dog etableret et nødoverløb i form af et Ø200 rør, så der i tilfælde af voldsomme nedbørsmængder kan løbe vand over i den østlige del af vores grundvandssænkningssystem, så røret ud mod Houstrupvej ikke løber over. Umiddelbart ser alt ud til at fungere som planlagt.
Bestyrelsen havde på baggrund af fællesbesigtigelsen i januar 2020 med Fuldendt, Varde Kommune og Naturstyrelsen og det efterfølgende referat af besigtigelsen forventet, at Naturstyrelsen, som har bekostet udskiftning af røret under Ridestien, ville udlægge et tykt lag grus på den laveste del af Ridestien, så oversvømmelse af stien og de vestligste grunde på Pugeldal kan begrænses og måske forhindres. Naturstyrelsen har imidlertid kun udlagt to læs grus, hvilket kun forhøjer en ganske kort strækning af stien omkring Skovgrøften og dennes underføring under Ridestien. Bestyrelsen havde forventet en væsentlig forhøjelse af stien helt frem til den første gangsti, der fra GF Guldvangen kommer ud til Ridestien.
Fagfolk har udtalt, at de forventer, at Ridestigrøften og Sydgrøften i hvert fald skal oprenses hvert andet år. Rørunderføringen midt på Sydgrøften (hvor Ridestien i sydlig retning går ind i plantagen) ser ikke ud til at have noget fald, hvilket kombineret med en række op til 20cm høje pukler på bunden af grøften kan være årsag til, at vandet i en del af grøften ser ud til at løbe langsommere og med en tendens til at stuve op vest for rørunderføringen.
Varde Kommune har angiveligt ændret formuleringen af vedligeholdelsesfrekvensen for grøfterne langs Skelvejen fra ”årlig oprensning” til ”oprensning efter behov”.
Bestyrelsen mener, at alle dæksler i Nordgrøften langs Skelvejen bør udskiftes. Erling kontakter Varde Kommune herom.
Bestyrelsen har foranlediget, at Ridestigrøften er blevet renset op først på året.
Bestyrelsen kunne på dette møde ikke nå at drøfte det eventuelle fremadrettede samarbejde med Fuldendt, herunder fotoundersøgelse og tidshorisont på udskiftning af grundvandssænkningssystemets hovedledning. Bestyrelsen nåede heller ikke at opdatere status på vandhandleplanen. Disse udeståender vil blive behandlet på et senere bestyrelsesmøde.

Ad. 5. Frilægning af rørlagt del af grøft i skel ind mod GF Guldvangen

Henning Juelsen, Anna Grethe og Torben besigtigede den 25. marts 2021 sammen med 2 repræsentanter for GF Guldvangen den rørlagte grøft og gennemgik det planlagte projekt, som Varde Kommune har givet tilladelse til at gennemføre.
På besigtigelsen var der enighed om, at arbejdet skal være udført, inden regntiden måske sætter ind til september. GF Guldvangen vil derfor orientere de husejere, der har skel op mod grøften om, at de inden 15. juni 2021 skal fjerne træer og buske, der står på Guldvangens fællesareal langs grøften. Alternativt vil grundejerforeningerne foranledige dem fjernet. Der var ligeledes enighed om at acceptere tilbuddet på udførelse af arbejdet fra Jens Kr. Bjerg, Nr. Nebel Entreprenørforretning, og at der skal anvendes 6m lange Ø200 rør ved de to stiovergange mellem Frydenlund og Guldvangen.
Torben kontakter Jens Kr. Bjerg og undersøger, om det indhentede tilbud stadig står ved magt. Hvis det er tilfældet, tilbydes Jens Kr. Bjerg opgaven.
Bestyrelsen besluttede, at det opgravede materiale skal deponeres i det sydøstligste hjørne af Frydenlunds store fællesareal (Sportspladsen). Alternativt kunne det lille fællesareal være anvendt, men der er endnu ikke en afklaring af, om dette areal eventuelt kan udstykkes og sælges. Umiddelbart er stort set hele grunden omfattet af Skovbyggelinjen og kan derfor ikke bebygges. Torben kontakter Varde Kommune og forhører sig om muligheden for at kunne opnå dispensation fra Skovbyggelinjen, og om der eventuelt kan være andre formelle hindringer for at udstykke og sælge arealet.

Ad. 6. Beplantning – Skæve træer på fællesarealer

De skæve træer på fællesarealer langs Sandtag er nu fældet.

Ad. 7. Dialog med forsvaret om sporplaner og kørespor

Torben og byrådsmedlem Niels Christiansen var den 24. marts 2021 indbudt til et uformelt møde med Forsvaret om det udvidede øvelsesterræn og planerne for kørespor og spor for bæltekøretøjer i Blåbjerg-Nyminde Plantager. Årsagen var, at NC og Torben/GF Frydenlund både havde indsendt høringssvar i forbindelse med den offentlige høring om sporplanerne og desuden indsendt opfølgende henvendelser på disse høringsskrivelser.
Forsvaret var repræsenteret ved major Stig Larsen, der har det overordnede sikkerhedsansvar i forbindelse med skydninger m.m. i hele Oksbøl-området, og Chefsergent Jacob Winther Jensen fra Forsvarets Ejendomsstyrelse. Han er projektkoordinator på sporplanen for det udvidede øvelsesterræn.
Der var ingen egentlig dagsorden for mødet, men NC og Torben havde på forhånd aftalt en række emner, de ønskede drøftet, nemlig de store problemer med opstuvning af vand i den centrale del af plantagen, placeringen af kørespor for bæltekøretøjer, ødelæggelse af veje og stier som følge af øvelsesaktiviteterne i især 2019, beskyttelse af krondyr og sjældne ynglefugle samt adgangen til skov og strand, især med fokus på Vester Hennebysvej, som er en del af National Cykelrute nr. 1, samt Skelvejen, der har stor betydning som adgangsvej til skov og strand for sommerhusbeboere og campister øst for plantagen.
Forsvaret redegjorde for, hvor der er planer om skydestillinger og arealer til lejrslagning i forbindelse med øvelser. Nord for Houstrup Strandvej vil der ikke være skydestillinger og kun ét lejrområde mod vest ved Redningsvejen. Til gengæld kan der forventes langdistanceskydning fra Nymindegab og Haurvig over havet mod Kallesmærsk Hede. Blåbjerg Plantage vil blive væsentlig mere intensivt udnyttet til skydestillinger og lejrområder. Der blev fremvist et kort udarbejdet til Brave Lion 2020, hvor det fremgik, at der modsat i 2019 ikke måtte køres på Skelvejen fra Houstrupvej til Engvejen.
Forsvaret understregede igen, at det ikke er deres opgave at dræne plantagen eller medvirke til klimatilpasningsprojekter, men at det er grundejerens, altså Naturstyrelsens, opgave, og at Forsvaret selvfølgelig skal udbedre de skader, de måtte forvolde på veje, rørunderføringer og grøfter. De lovede at være særlig hurtige til at udbedre skader på Vester Hennebysvej og Skelvejen, og at de ville tage de øvrige indspark med, herunder muligheden for en justering af placeringen af køresporet på strækningen på tværs af Houstrup Strandvej og videre mod Lyngbos Hede.
Forsvaret oplyste, at de forventer, at der går 4-6 år før myndighedsbehandling og etablering af kørespor er tilendebragt. Der vil være almindelige høringsfaser i forbindelse med myndighedsbehandlingen (Varde Kommune + Fredningsnævnet).
Efter at have orienteret om mødet udtrykte Torben håb om, at de samlede grundejerforeninger og andre parter snarest i fællesskab lægger pres på både Forsvaret, Naturstyrelsen og Varde Kommune for at få løst især problemerne omkring vand og færdsel i plantagerne.

Ad. 8. Vejvedligeholdelse

Der er indhentet to tilbud på vedligeholdelse af vejene i Frydenlund. Bestyrelsen besluttede at fortsætte med at bruge Stammose, da samarbejdet hidtil har været godt, og det alternative tilbud ikke vurderes at være bedre.

Ad. 9. Vedligeholdelse af grøfter

Grundvandssænkningens nordvestlige streng og strengen under eller langs den nord-sydgående del af Sandtag (S3, S4 og S13) er blevet gennemspulet af kommunen. Hovedstrengen er ikke blevet spulet.
Bestyrelsen besluttede, at grøften fra Skelvejen mellem det store fællesareal (sportspladsen) og det lille fællesareal samt grøften nord om det store fællesareal skal renses op for at forsøge at sikre den centrale del af Frydenlund bedre mod oversvømmelse i vinterhalvåret. Torben indhenter tilbud på arbejdet fra Jens Kr. Bjerg, Nr. Nebel Entreprenørforretning.

Ad. 10. Generalforsamlingen 2021

Anna Grethe har ikke fået svar fra dirigentkandidaten.
Anna Grethe og Torben genopstiller.
Det er nødvendigt med forhåndstilmelding til generalforsamlingen.
Udkast til årsrapport for 2020 er i marts 2021 rundsendt til bestyrelsen.
Årsrapporten er revideret af revisorerne i marts 2021.
Budgetforslag for 2021 er via mail godkendt af bestyrelsen.
Bestyrelsen besluttede, at følgende 2 punkter skal sættes på generalforsamlingens dagsorden:

1. 1. Opfølgning på generalforsamling 2020.
   2. Status for vandplan/vandhåndtering i Frydenlund.

Torben laver er udkast til et opslag til hjemmesiden, der skal give en status for vores vandhåndtering: Hvad er lavet, hvad er besluttet at lave.

Ad. 11. Arbejdsfordeling i bestyrelsen

Marianne havde som aftalt udarbejdet en oversigt over den aktuelle arbejdsfordeling i bestyrelsen. Oversigten blev omdelt på mødet.

Ad. 12. Bestyrelsens Gmail

Marianne har en særlig adgang, der gør, at hun løbende kan sørge for at arkivere relevante mails fra bestyrelsens fælles Gmail-konto.
Mængden eller omfanget af interne mails blev drøftet. Fx er antallet af mails øget som følge af stigende brug af kvitteringsmails, der ikke har noget reelt indhold.
Bestyrelsesmedlemmerne skal være opmærksomme på, at reaktioner på eksterne mails ikke fejlagtigt tilgår afsenderen.
Kim Täkker opfordrede til, at der anvendes Google Fotos, når der deles billeder, så disse ikke unødigt fylder på Gmail-kontoen.

Ad. 13. Nedsættelse af frivillige arbejdsgrupper

Bestyrelsen drøftede kort muligheden for at frivillige kan hjælpe med fx beskæring af grene ved stier og oprensning af riste i grøfter. Bestyrelsen besluttede at rejse spørgsmålet på den kommende generalforsamling. Indtil videre bør bestyrelsesmedlemmerne tilse diverse riste, når de er i området.

Ad. 14. Beretning for 2020

Regler for håndtering af overfladevand bør nævnes på den kommende generalforsamling. Erling indhenter information om de aktuelle regler og muligheder hos Varde Kommune.
Bestyrelsen ønskede, at der bliver orienteret om en række praktiske spørgsmål på den kommende generalforsamling samt på foreningens hjemmeside. Se punkt 1 for en oversigt.
Erling fremsender snarest et revideret udkast til beretning for 2020 til bestyrelsen.

Ad. 15. Økonomi

Se punkt 10.

Ad. 16. Eventuelt

Intet.