Ad 1. Konstituering af bestyrelsen:

Bestyrelsen har konstitueret sig således:

Formand: Erling Kolding-Jacobsen.
Næstformand og sekretær: Torben Bøgeskov.
Kasserer: Anna Grethe Juelsen.
Øvrige bestyrelsesmedlemmer: Marianne Täkker og Henry Schultz.

Det besluttedes desuden, at bestyrelsens sager og arbejdsopgaver skal fordeles på så mange medlemmer som muligt. Marianne udarbejder til førstkommende bestyrelsesmøde et udkast til en ansvarsfordelingsliste, som fremover løbende skal opdateres.

Ad 2. Siden sidst:

Det godkendte referatet af bestyrelsesmødet den 8. august 2020 blev underskrevet af de bestyrelsesmedlemmer, der deltog i mødet.
Referatet af generalforsamlingen den 26. september 2020 er underskrevet af dirigenten, Bent Kromann.
Erling orienterede om, at der har været afholdt møde i Fællesudvalget for sommerhusgrundejerforeningerne i Varde Kommune. Erling har videresendt referatet af mødet til bestyrelsen.
Torben deltog i stedet for Erling, der havde fået forfald, i Varde Kommuners dialogmøde med sommerhusgrundejerforeningerne i Varde Kommune, der blev afholdt 15. november 2020. Varde Kommune udarbejder og udsender et referat af mødet. Det skal fremhæves, at Naturstyrelsen på mødet oplyste, at styrelsen er blevet enig med Forsvaret om en revideret sporplan for det udvidede militære øvelsesområde mellem Nymindegab og Blåvand. Styrelsen oplyste desuden, at man er ved at være færdig med at reparere de skader på vejene i øvelsesområdet, der skete under Brave Lion øvelsen i oktober 2019. Det skal desuden nævnes, at Varde Kommune gjorde opmærksom på, at man ikke uden kommunens tilladelse må ændre på forløbet af adgangsvejen (indkørslen) til sin grund (og hus), og at det ikke kræver kommunens tilladelse at oprense og vedligeholde eksisterende, private grøfter.

Ad 3. Status på projektet der skal lede vandet i Skovgrøften udenom Frydenlund:

Vores konsulentfirma Fuldendt står for at skulle indhente tilbud fra to entreprenører på arbejdet med at sikre, at vandet i Skovgrøften kan ledes via Ridestgrøften og Sydgrøften til Puldal Bæk udenom Frydenlunds grundvandssænkningssystem. Bestyrelsen anbefaler, at de to firmaer, Grundejerforeningen tidligere har anvendt spørges. Opgaven skal ikke kombineres med opgaven med at frilægge den rørlagte del af grøften i skellet mod Guldvangen.
Torben kontakter Naturstyrelsen med henblik på at få styrelsen til at fjerne buske og småtræer langs Ridestigrøften, så vi derefter kan få grøften renset op denne vinter.
Erling kontakter Fuldendt for at aftale en ændring af placeringen af det kommende overløbsrør fra Sydgrøften til Nordgrøften. Erling tjekker med Fuldendt, at de er sikre på, at diameteren i rørunderføring i Sydgrøften ved skovvejen, der går i sydlig retning fra Skelvejen og ind i plantagen.
Bestyrelsen drøftede kort muligheden for at etablere et regnvandsbassin på det store eller det lille fællesareal langs Skelvejen. Der er enighed om, at det er en mulighed, der skal overvejes, hvis den projekterede omlægning af vandets forløb udenom Frydenlund ikke giver de ønskede, nødvendige resultater.

Ad 4. Frilægning af rørlagt grøft i skel ind mod Guldvangen:

Erling har snakket med formanden for GF Guldvangen. Det er endnu ikke afklaret, hvor det opgravede materiale skal deponeres. Vi foreslår, at det lægges i sydøsthjørnet af Frydenlunds store fællesareal. Til gengæld overlades det til Guldvangen at bestemme, om de to overgange fra Sandtag til Guldvangen skal laves med rørunderføringer eller som smalle gangbroer. Indebærer etablering af broer en merpris, bør denne betales af Guldvangen.
Erling anmoder Henning Juelsen om at forsøge at finde skelpælene langs den rørlagte del af grøften.
Eventuelle spørgsmål, herunder afklaring af, hvilken entreprenør der skal vælges, klares over mail.

Ad 5. Punkter og bemyndigelse fra Generalforsamlingen:

Marianne beder Kim Täkker om på foreningens hjemmeside at indføje en notits i forbindelse med referatet af generalforsamlingen om, at man kan få tilsendt Torbens PowerPoint-præsentation fra generalforsamlingen ved at kontakte ham pr. mail.
På generalforsamlingen blev der udtrykt ønske om, at der indhentes et alternativt tilbud på slæbning eller høvling af foreningens grusveje.  Marianne undersøger hvilke lokale entreprenører, der kan løse opgaven. Henry indhenter derefter tilbud først i det nye år.
Som følge af Kim Täkkers forslag om at undersøge, om det ved udstykning vil være muligt at forsøge at sælge det lille fællesareal, forsøger Torben at indsamle tilgængelige oplysninger om bindinger og servitutter på arealet.

Ad 6. Gmail:

Enighed om, at vi fremover altid bruger den fælles mailadresse gf.frydenlund@gmail.com i al kommunikation – internt som eksternt. Som følge heraf skal foreningens brevpapir rettes.
Det bør tilstræbes, at man altid kvitterer for modtagelse af en mail – også selvom man ikke har kommentarer.
Udkast til referater skal kommenteres indenfor en uge.
Marianne sørger for at sortere og arkivere foreningens mailkorrespondance i relevante mapper  på den fælles mail.

Ad 7. Vejene og fællesarealet:

Erling kontakter Varde Kommune angående rabatten på Skelvejen, der stadig skrider der, hvor en pansret militærjeep kørte i grøften i oktober 2019.

Ad 8. Økonomi:

Anna Grethe ønsker at modtage årets sidste kørselsafregninger senest 8. december.
Anna Grethe redegjorde for foreningens aktuelle økonomi. Efter betaling af resterende udgifter i 2020 forventes et indestående på driftskontoen på ca. 56.000kr. Derudover er der til dato via det hensatte beløb (Vandfonden) betalt til LandSyd, ligesom der resterer betaling til Fuldendt for fase 3 og fase 4, samt for afsluttende opgaver udført af entreprenører. I alt forventes der trukket ca. 72.000kr fra Vandfonden til projektet med at lede Skovgrøften udenom Frydenlund. Hertil kommer en udgift til deling med Grundejerforeningen Guldvangen vedrørende frilægning af den rørlagte grøft imellem Sandtag og Guldvangens område. Frydenlunds andel skønnes at blive ca. 14.000kr, som også betales af Vandfonden.

Ad 9. Eventuelt:

Marianne og Kim har lavet et opslag med bestyrelsens kontaktoplysninger og opsat det på postkasseskuret ved campingpladsen.
Marianne og Anna Grethe sender bestyrelsens input til den kommende strategi for affaldshåndtering i sommerhusområderne til Varde Kommune.
Punkter til kommende møder: Fremtidig udviklingsplan for fællesarealet, fotoundersøgelse af grundvandssænkningssystemets hovedledning, overslag på udskiftning af hovedledningen, opdatere vandplan, status (kort/luftfoto) og plan for skæve træer på fællesarealer.
Punkter til kommende møder: Fremtidig udviklingsplan for fællesarealet, fotoundersøgelse af grundvandssænkningssystemets hovedledning, overslag på udskiftning af hovedledningen, opdatere vandplan, status (kort/luftfoto) og plan for skæve træer på fællesarealer.