Bestyrelsesmøde i Frydenlund-Houstrups grundejerforening
den 25. maj 2016 hos Anna Grethe på Kærhøgevej 1, Varde.
Bestyrelsen indledte med en drøftelse om bevaring og deling af gamle referater og indbyrdes mailkorrespondance. Det blev foreslået og besluttet, at ud over referater skal også mails skrives ud og opbevares i en mappe. Desuden bør de med jævne mellemrum gemmes på en USB-nøgle (med jævnlige backups), så nye bestyrelsesmedlemmer kan orientere sig i tidligere beslutninger og drøftelser.
1. Konstituering af bestyrelsen
Bestyrelsen konstituerede sig med Erling som formand, Anna Grethe som kasserer og René som sekretær og næstformand (med ansvar for hjemmeside). Jonny og Marianne er bestyrelsesmedlemmer.
2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet 23 april 2016.
Der forelå ikke noget referat fra bestyrelsesmødet. Godkendelsen udskydes til næste møde.
3. Siden sidst
a). Vores dræn – sidestrengene på de enkelte grunde.
Baggrund: Guldvangens grundejerforening har nedsat et vandudvalg og bl.a. foretaget boringer, der overvåger bevægelser i grundvandsspejlet. De har også ladet et firma med kloakfotograferingsudstyr filme sidestrengene til de enkelte grunde og derved konstateret megen tilgroning med okker. Guldvangen har fået Varde Kommune til at acceptere at lade et firma med specialudstyr spule dem. Dette firma kan spule uden at ødelægge drænrørene. Guldvangen har haft held til at lade Varde Kommune erholde udgifterne ved spuling alle sidebrøndene.
Dette har inspireret os til at forsøge det samme. Derved kan vi genetablere den dræningseffekt, der tidligere har fungeret, da afvandingen blev etableret i 1970’erne. Dette vil sænke grundvandsspejlet og være en stor fordel, navnlig i de våde perioder af året, hvor overfladevand præger mange af vore grunde.
Det blev besluttet, at formanden træffer aftale med Varde Kommune om en tilsvarende ordning For Frydenlunds vedkommende. Formanden tager kontakt snarest muligt og presser på for en spuling, inden den våde tid sætter ind til efteråret. Inden afsendelsen til Varde Kommune sendes henvendelsen rundt til bestyrelsen til orientering og eventuel kommentering.
b). Klippe bevoksning på vore veje
Foranlediget af diskussionen på generalforsamlingen om, hvorvidt det var grundejerforeningen eller de enkelte grundejere, der skulle klippe bevoksningen langs veje og stier, diskuterede bestyrelsen spørgsmålet. Det kan dog være meget vanskeligt at fastslå, hvor skel mellem ejerens matrikel og grundejerforeningens arealer er.
Formanden har indhentet et tilbud lydende på 9.000,- kr til beklipning af bevoksning langs veje og stier. Bestyrelsen drøftede tilbuddet og besluttede at udskyde beklipningen til næste år. I forbindelse med udsendelse af indkaldelsen til generalforsamlingen vil vi vedlægge vi en liste over de grunde, der navnlig er berørt af spørgsmålet.
Bestyrelsen besluttede at tilbyde at foranstalte en “arbejdsdag” weekenden efter generalforsamlingen, hvor Grundejerforeningen lejer en flismaskine og alle grundejere kan beskære træer og grene på egne grund og komme af med grenene til flisning.
Bestyrelsen besluttede endvidere, at såfremt nogen grundejere ønsker det, så kan de gerne – mod at fjerne træ og grene – fælde på forhånd udpegede træer fra grundejerforeningens områder. Dette opslås snarest muligt på hjemmesiden.
d). Metaldetektor til at finde skelpæle med
Bestyrelsen besluttede at indkøbe en metaldetektor til en pris at indtil 1.500,- kr. Henning (Pugeldal 11) har venligst tilbudt til efteråret med metaldetektoren at foretage en foreløbig og delvis fremfinding af skelpæle, hvor der er tvivl.
c. Grøfterne langs med Skelvejen
Varde Kommune skal ifølge aftale oprense grøfterne på begge sider af Skelvejen. Grøften syd for Skelvejen er kun delvist udgravet ved håndkraft, da maskinel udgravning vil ødelægge faskinerne. Det må dog som minimum kunne forventes, at også større træer og buske fjernest fra grøften af hensyn til vandgennemstrømningen. Grøften på nordsiden er derimod endnu ikke udgravet. Det blev ellers stillet i udsigt ved den seneste samtale med Varde Kommune.
Formanden har løbende været i kontakt med Varde Kommune om dette spørgsmål. Der er tvist om den lille stump grøft på ca. 30-40 meter fra den nordlige Skelvejsgrøft og ned til Ridestigrøften – den lille stump grøft, der begynder på den anden side af Pugeldalvej og går ned mod bommen ind til Naturstyrelsens område.
Det blev besluttet, at formanden tager fornyet kontakt til Varde Kommune for at fremskynde processen. Vi skal meget gerne have renset Skelvejsgrøften på sydsiden i løbet af sommeren og vi skal have etableret gennemløb fra Ridestigrøften og ind i Skelvejsgrøften, så vi i spidsbelastningsperioder kan få så meget af skovens vand ledt uden om vores hovedledning som overhovedet muligt.
4. Økonomi
Der er betalt de forventede regninger. Den seneste kontingentforhøjelse skulle gerne garantere, at foreningens økonomi fremover er sund.
5. Generalforsamlingens forløb blev drøftet. Det blev i overensstemmelse med generalforsamlingens beslutning fastslået, at formandens beretning skal udsendes til medlemmerne før generalforsamlingen sammen med indkaldelsen.
Forplejningsomkostningerne blev diskuteret. Generalforsamlingen kostede 149,- kr pr fremmødte (mod tidligere 115,- kr). Der var bestilt til 40 og vi var 38. Der var bestilt tre snitter + ostemad pr næse + øl og vand. Der blev imidlertid båret fade ud, inden folk var færdige med at spise, så mange kun fik ét eller to stykker. Det bør overvejes at skifte lokalitet for afholdelse af generalforsamlingen.
Kassereren undersøger alternative leverandører.
Foreningens vedtægter er forældede. De stammer fra før kommunalreformens tid og indeholder paragraffer, der er utidssvarende. De bør følgelig ændres. Sekretæren kopierer og rundsender vedtægterne til bestyrelsen, og ved næste bestyrelsesmøde drøftes en modernisering af vedtægterne.
6. Eventuelt
Der har været fartkontrol i begyndelsen af maj. Der blev taget 40 fartsyndere og der blev uddelt klip i kørekortet. Skal vi bede kommunen om at opsætte en stander med fartadvarsler op?
Sekretæren skal huske at udskifte navnene på bestyrelsesmedlemmerne på hjemmesiden!
Næste møde: Hos Marianne den 15. August kl. 17:00.
/RR