Deltagere: Torben Bøgeskov, Anna Grethe Juelsen, Henry Schultz, Malene Skogemann og Bent Lind.

Afbud/deltog ikke: John Mogensen

Mødet blev afholdt virtuelt, som Teams møde, kl 19 – 21

Referent: Bent Lind

Dagsorden:

1. Godkendelse af dagsorden.
2. Opfølgning på bestyrelsesmødet den 25. august 2024. 
3. Endelig fordeling af arbejdsopgaver.
4. Status for foreningens hjemmeside.
5. Status for bestyrelsens fælles Gmail.
6. Status på Frydenlunds postkasser og aftale med Houstrup Camping.
7. Placering af nye affaldsbeholdere – opfølgning. 
8. Status på vejvedligeholdelse.
9. Økonomistatus.
10. Vandhandleplan for Frydenlund – sidste nyt vedrørende samarbejdet med Varde Kommune om bl.a. loggere og spuling af rør samt Naturstyrelsen vedligeholdelse af grøfter m.m.
11. Sager vedrørende tilslutning af dræn.
12. Sager vedrørende oplagring af grenaffald og etablering af grenhegn.
13. Høring af drifts- og plejeplan for Oksbølområdet.
14. Nyt fra Sammenslutningen af sommerhusgrundejerforeninger i Varde Kommune, herunder oprettelse af udvalg.
15. Næste møde.
16. Eventuelt.

Ad 1:  Dagsordenen blev godkendt.

Ad 2:  Referatet har tidligere været sendt rundt til kommentering, og blev endelig godkendt, uden yderligere kommentarer. Referatet underskrives på næste fysiske bestyrelsesmøde.

Ad 3: Bent udsendte opdateret dokument med fordeling af arbejdsopgaverne efter seneste bestyrelsesmøde 25. august 2024.

Der var enighed om fordelingen af arbejdsopgaverne.

Mht medlemslisten arbejdes der videre med den seneste udgave, der trænger til opdatering. Arbejdsgangen bliver, at den ansvarlige for medlemskartoteket opdaterer listen løbende, og sender aktuel udgave til sekretæren, der sørger for central arkivering, så vi hele tiden har en brugbar udgave at arbejde videre med.

Ad 4:  Arbejdet med at skaffe overblik over foreningens IT-løsninger er nu afsluttet og dokumenteret. Dokumentationen ligger på det Google drev der hører til gf.frydenlund@gmail.com mailkontoen, og vedligeholdes af sekretæren fremover. På dette drev arkiveres endvidere også øvrige centrale dokumenter, som f.eks. Postkasseaftalen, og aktuel medlemsliste, således at en smidig overdragelse til nye bestyrelsesmedlemmer kan sikres.

Alle elementer på hjemmesiden er opdaterede og fejl er blevet elimineret. Der er kun en grundlæggende opdatering af underliggende database der resterer, men det skal udføres af hosting partneren, mod betaling. Bent undersøger fortsat muligheder og pris. Der er ikke et akut behov, da den bestående version indtil videre fungerer.

Mail abonnement løsningen er blevet opdateret, således at der igen udsendes mail, når der kommer nye indlæg på hjemmesiden. Der opfordres på kommende generalforsamling til, at medlemmer registrerer sig, for derved at komme tættere på foreningens nyheder.

Ad 5: Gmail løsningen er opdateret og dokumenteret, på samme vis og sted som nævnt under pkt 4. Nye bestyrelsesmedlemmer er orienterede og har fået vejledning i egen opsætning. Alle indkomne mails til gf.frydenlund@gmail.com videresendes til bestyrelsesmedlemmerne.

Tidligere bestyrelsesmedlemmers mail-adresser er fjernet fra løsningen.

Ad 6:  Den nye postkasseløsning på campingpladsen er blevet pæn og velfungerende, og bestyrelsen er tilfreds. Den underskrevne aftale med campingpladsen er arkiveret på foreningens centrale filarkiv.

Ad 7: Efter aftale med kommunen, er affaldsspanden på boldbanen blevet afskaffet, således at vi ikke skal betale til etablering af ny dobbeltspandsløsning.

Ad 8: Der er foreløbig tilfredshed med aftalen med ny vejentreprenør, Højs Vejservice, både økonomi og udførelse. Henry kontakter entreprenøren løbende, efter behov.

Stierne mellem vendepladserne på Pugeldal, Sandtag og Peter Larsensvej bør blokeres med en pæl el., nogle forsøger at køre igennem, hvilket er hårdt ved belægningen. Som en midlertidig løsning er der sat 3 lave pæle i stien mellem Pugeldal og Peder Larsens Vej, fordi flere bilister vejledt af GPS-navigation forsøger at køre igennem mod nord. På bestyrelsesmødet i februar aftales en mere permanent løsning for dette sted samt om nødvendigt for forbindelsesstierne mellem vendepladserne på Pugeldal og Sandtag.

Ad 9: Økonomien ser pæn ud ift budget. Den resterende udgift til postkasseløsningen, der skal betales i 2025, skal opføres i regnskabet for 2024 som en kendt, kommende udgift.

Ad 10: Naturstyrelsen har foranstaltet, at der er foretaget fældning og slåning af træer, buske og urtevegetation langs Ridestigrøften og Sydlig Grøft langs Skelvejen på strækningen fra Pugeldal til kædeafspærringen. Vandflowet i alle grøfter ser lige nu fornuftigt ud.

Vedr. Varde Kommunes opsætning af loggere til måling af grundvandshøjde, er der ikke sket så meget endnu. Vi følger sagen og får løbende opdateringer fra kommunen. Formålet er at få et overblik over vandets ophobning i de forskellige områder af vores udstykning, og dermed få et bedre datagrundlag til at kunne supplere løsninger til vandafledning.

Det ser ud til at kommunen har kigget til drænrørene i vejene fornylig. Torben kontakter Varde Kommune og får en status hvad der er gjort og evt. observeret.

Ad 11: Der er begyndt at komme flere ansøgninger om tilslutning af dræn til vores grundvandssænkningssystem. Det er et krav at tilslutning skal ske via egen sandfangsbrønd, og vi kan konstatere at Varde Kommune også husker at angive dette krav i tilladelserne. Det er endvidere kutyme, at grundejerforeningen ikke vil tillade tilslutning af tagnedløb direkte, pga de store mængder vand der vil komme på en gang, men der er tvivl om kommunen husker at angive dette i alle tilladelser. Det undersøges nærmere, hvad formalia rent faktisk er, så der sikres ensartet sagsbehandling.

De seneste 2 tilladelser grundejerforeningen har set, har indeholdt de ønskede forbehold.

Ad 12:  Der er konstateret opbevaring af større mængde grenaffald hos flere grundejere. Ift brandsikkerheden er det en dårlig ide. Desuden er det ikke tilladt direkte at hegne grunden, heller ikke med grenaffald. Vi undersøger brandmyndighedernes holdning, og tager det op på kommende generalforsamling. Henry sender svar til en konkret henvendelse, som grundejerforening har modtaget.

Ad 13: En ny, samlet drifts- og plejeplan for både Naturstyrelsens og Forsvarets arealer indenfor det samlede øvelsesområde, som nu kaldes for Oksbølområdet, er i høring frem til 4. december 2024. Torben har rundsendt planen til bestyrelsen og udarbejdet et notat om væsentlige punkter i planen. Planen skulle have været drøftet på det årlige møde for formændene for de 7 grundejerforeninger i Lønne-Houstrup den 8. november. Desværre måtte mødet udsættes til ultimo januar. Planen har været diskuteret på bestyrelsesmøde i Sammenslutningen 1. december, og Torben indsender på vegne af Sammenslutningen og Fællesudvalget et høringssvar inden fristens udløb.

Der er bla. ikke nævnt noget om vandophobning og –afledning i planen, hvilket der burde være, set i lyset af hvor mange steder der er opstået vandproblemer de senere år. Endvidere skal det sikres, at publikum der benytter arealerne, kan være sikre på at kunne færdes trygt, i forbindelse med Forsvarets øvelser i området.

Ad 14: Sammenslutningen har på et møde med 2 af Folketingets turismeordførere den 2. september tilkendegivet, at sommerhusgrundejerforeningerne bør være høringsberettigede i forhold til fx nationale turismestrategier og lovgivning, der vedrører sommerhusområder og den tilknyttede turisme Sammenslutningen afventer nu, om ønsket bliver indfriet.

Et nyt lovforslag om terrænnært grundvand er sendt i høring frem til 2. januar 2025. Hvis forslaget gennemføres, skal det bane vej for milliardinvesteringer til beskyttelse af oversvømmelsestruede byområder. Rygter vil vide, at Varde Kommune vil indsende et høringssvar om, at loven også bør gælde for sommerhusområder. Sammenslutningen forventer også at indsende et høringssvar.

Ad 15:  Næste møde 16. februar 2025 afholdes hos Anne Grethe, Pugeldal 11

Ad 16: Træfældningen sidste vinter blev drøftet, også om der er andre muligheder der måske kunne være mere indbringende. Den ordning vi anvendte hos Hedeselskabet, gav mulighed for billig fældning hos de enkelte grundejere.

Hededanmark oplyser de forventer træflisning her i vinter halvåret.